본문 바로가기
프로젝트관리/의사소통

PMP Pass 책 요약#10 - 10장 프로젝트 의사소통 관리(Project Communication Management)

by twoslicesoftoast 2020. 12. 3.

<출처 : PMP Pass - 한동환 저>

 

상황에 맞는 의사소통 방법 선택 : Formal or Informal, Written or Oral(Verbal)

이해관계자 분석 3 Step

이해관계자 등록부와 이해관계자 관리 전략

Communication Channel 수 구하는 공식

의사소통 기본모델

의사소통 관리 계획에 포함되는 내용

정보 배포 프로세스의 의미

성과 보고서에 포함되는 내용 : Status, progress, forecasting, trend, variance


프로젝트 정보의 생성, 수집, 배포, 저장, 검색, 그리고 최종 처리가 적시에 적절히 수행 되도록 하기 위해 필요한 프로세스가 포함되어 있다.  이해관계자 간에 이루어지는 의사소통을 체계적으로 관리하기 위해 총 5개의 프로세스가 있으며 이해관계자의 정보, 이해관계자의 의사소통 요구사항을 분석하여 의사소통 관리 계획을 수립하고, 실행하면서 계획대로 다양한 정보를 관련 당사자에게 배포합니다. 수시로 커뮤니케이션을 통해 이해관계자의 기대사항을 충족시켜야 하며, 주기적으로 성과 보고서를 만들어서 프로젝트 성과가 좋은지 나쁜지 관련 대상자에게 알려주어야 합니다.

Communication Channel : 인원수에 따른 의사소통을 채널 수 계산이 중요하며, n은 사람수이다.
                                   의사소통 채널수 구하는 공식 = n(n-1) / 2 

이해관계자 식별(Identify Stakeholders)

투입물 도구 및 기법 산출물
프로젝트 헌장
조달 문서
기업 환경 요인
조직 프로세스 자산
이해관계자 분석
전문가 판단
이해관계자 등록부
이해관계자 관리 전략
-------------(투입프로세스)----------
5.1 요구사항수집
8.1 품질 계획 수립
11.2 리스크 식별
10.2 의사소통 계획 수립
10.4 이해관계자 기대사항 관리

이해관계자로부터 요구사항을 수집하기 위해 5.1 요구사항 수집

이해관계자는 품질에 대한 요구사항을 제시하기 때문에 8.1 품질계획 수립

이해관계자의 의사소통 요구사항을 분석하기 위해서 10.2 의사소통 계획 수립

이해관계자는 프로젝트 관리자가 관리해야 할 대상이기 때문에 10.4 이해관계자 기대사항 관리

이해관계자는 리스크 정보를 주기 때문에 11.2 리스크 식별

이해관계자에 대한 의사소통 계획을 수립하기 때문에 10.2 의사소통 계획 수립

긍정적/부정적 이해관계자에 대한 관리가 다르기때문에 10.4 이해관계자 기대사항 관리 

 

프로젝트 헌장, 조달문서가 주요 투입물이며 식별된 이해관계자는 필요한 프로세스의 주요 투입물이된다. 이해관계자 식별 산출물의 투입 이유로 투입된 프로세스와 함께 이해관계자 등록부, 이해관계자 관리전략의 산출물을 생성하게 된다.

 

이해관계자 등록부(Stakeholder register)에는 이해관계자의 이름, 지위, 프로젝트에서의 역할, 연락처, 주요요구사항, 기대사항, 잠재적 영향, 포지션(긍정적 또는 부정적)등이 문서화 됩니다.

 

이해관계자 관리 전략(Stakeholder management stragegy)는 프로젝트 생애주기 동안에 이해관계자의 지원을 촉진하고 부정적 영향을 최소화하기 위해 어떻게 이해관계자를 관리할지에 대한 전략이 개발됩니다.

 

이해관계자 관리 순환체계로는 이해관계자 식별 - 이해관계자 정보 수집 - 이해관계자 분류 - 이해관계자 강정 및 약점 결정 - 이해관계자 관리 및 대응 전략 개발 - 이해관계자 대응전략 실행 - 대응결과 평가 및 전략 수정 의 순서로 순환한다.  7개의 단계 중 이해관계자 식별, 이해관계자 분류(관심도, 권한과 참여도, 참여도와 영향력, 긴급도와적합성), 대응전략 개발의 3단계를 이해관계자 분석 3Step으로 요약한다. 

 

의사소통 계획수립(Plan Communications)

투입물 도구 및 기법 산출물
이해관계자 등록부
이해관계자 관리전략
기업환경 요인
조직 프로세스 자산
의사소통 요구사항 분석
의사소통 기술
의사소통 모델
의사소통 방법
의사소통 관리 계획
프로젝트 문서 갱신
-----(투입프로세스)-----
4.1 프로젝트 관리 계획 개발
11.1 리스크 관리 계획 수립

프로젝트 관리계획의 Subsidiary plan으로 통합되기 때문에 4.2 프로젝트 관리 계획 개발

다양한 리스크 및 대응책에 관한 정보를 언제, 어디서, 누가 공유할 수 있는지 결정하기 위해서 11.1 리스크 관리계획 수립하기 위해서 이 두개의 프로세스가 의사소통 관리계획의 투입되는 이유이다.

 

의사소통 관리 계획(Communications management plan)에는 다음 사항을 포함한다.

  • 이해관계자의 의사소통 요구사항
  • 각 의사소통의형식, 내용, 상세수준
  • 정보 배포의 이유
  • 각 의사소통의 책임자
  • 의사소통 대상(수신자, 송신자)
  • 의사소통 수단(기술)
  • 의사소통 빈도(주간, 월간, 분기 등)
  • 의사소통 활동에 할당된 자원
  • 공통으로 사용할 용어집
  • 의사소통 제약사항

프로젝트 문서 갱신(Project document updates) 이해관계자 등록부, 이해관계자 관리 전략이 계획을 수립하는 과정에서 일부 수정될 수 있다.

 

정보배포(Distribute Information)

투입물 도구 및 기법 산출물
프로젝트 관리 계획
성과보고서
조직 프로세스 자산
의사소통 방법
정보 배포 도구
프로세스 자산 갱신

조직 프로세스 자산 갱신(Organizational process assets updates) 프로젝트를 진행하면서 생긴 정보를 수집하고 배포하는 과정에서 생긴 교훈 문서, 프로젝트 기록, 프로젝트 보고서, 프레젠테이션 자료, 이해관계자로부터 들어온 정보, 이해관계자에게 통보한 정보 등이 조직 프로세스 자산으로 정리되어 갱신된다.

 

 

이해관계자 기대사항 관리(Manage Stakeholder Expectations)

투입물 도구 및 기법 산출물
이해관계자 등록부
이해관계자 관리 전략
이해관계자 관리계획
이슈 기록부
변경 기록부
조직 프로세스 자산
의사소통 방법
대인 기술
관리 기량
조직 프로세스 자산 갱신
변경요청
프로젝트 관리 계획 갱신
프로젝트 문서 갱신
-------------(투입프로세스)----------
4.5 통합 변경 통제 수행

주요 투입물이외에도 공식적으로 승인을 받기 위해서 4.5 통합 변경 통제 수행 프로세스가 투입

 

성과보고(Report Performance)

투입물 도구 및 기법 산출물
프로젝트 관리 계획
작업성과 정보
작업 성과 측정치
예산 예측치
조직 프로세스 자산
차이 분석
예측 방법
의사소통 방법
보고 체계
성과 보고서
조직 프로세스 자산 갱신
변경 요청
-------------(투입프로세스)----------
4.4 프로젝트 작업 감시 및 통제
9.4 프로젝트 팀 관리
10.3 정보배포
11.6 리스크 감시 및 통제
12.3 조달관리

성과가 안 좋을 경우 감시 및 통제를 더 강화해야 하기 때문에 4.4 프로젝트 작업 감시 및 통제

팀의 성과 정보를 토대로 관리적 조치를 하기 위해 9.4 프로젝트 팀 관리

관련 이해관계자에게 성과 보고서를 배포하기 위해 10.3 정보배포

성과가 안 좋을 경우 리스크 발생 가능성이 높으므로 리스크 감시 및 통제를 더 강화해야 하기 때문에 11.6 리스크 감시 및 통제

판매자의 성과 보고서에 성과가 낮을 경우 판매자에게 시정 조치를 요청하기 위해서 12.3 조달 관리

공식적으로 승인을 받기 위해 4.5 통합 변경 통제 수행

주요 투입물인 프로젝트 관리 계획, 작업성과 정보, 작업 성과 측정치, 예산 측정치, 조직 프로세스 자산 외에 각 프로세스가 투입된다. 

 

성과보고서(Performance reports) - 주기적으로 관련 이해관계자에게 배포, 표나 그래픽을 사용하는 것이 일반적이며 일정, 원가, 품질 등에 대한 성과 자료를 포함한다.  : Status, progress, forecasting, trend, variance

  • 과거 성과 분석 결과
  • 리스크 및 이슈의 현재 상태
  • 보고 기간에 완료된 작업과 완료될 작업
  • 보고 기간에 승인된 변경 요약 정보
  • 차이 분석 결과
  • 프로젝트 완료 시점에 예측 자료(시간 및 원가 포함)
  • 검토 및 논의해야 할 기타 관련 정보

조직 프로세스 자산 갱신(Organiaztional process assets updates) - 보고서 양식, 교훈등이 갱신 될 수 있다.

 

책을 요약하여 블로그에 기록하면서, 전체적인 흐름을 파악하기 용이한 것 같다. 그리고, 10장까지 정리하다보니, 기본패턴이 눈에 들어온다. 물론 PMP Pass 책의 전반부에 설명이 되어 있지만, 체감하는 것은 또 다른 느낌으로 온다. 5개의 프로젝트 관리 프로세스 그룹과 프로세스 그룹 안에 속한 42의 프로세스를 안내하고 있으며 각 프로세스별로 투입물 - 도구 및 기법 - 산출물을 설명하고 있다.  왜 투입해야 하는지 그리고 어떤 도구 및 기법으로 통해 투입물을 가지고 어떤 산출물을 만들어 내야 하는지에 대한 이해가 되는 것이 중요해 보인다. 처음에는 투입물 - 도구 및 기법 - 산출물 모두 너무 많고, 버거웠는데 뒤로 갈수록 이 것들이 상호 작용을 하기 위해 반복되어져 나오기에 각 프로세스의 정보를 하나씩 잘 이해하고 넘어가면 뒤로 갈수록 수월해질 것 같다. 

 

 


  • 프로젝트 의사소통 관리에는 프로젝트 정보의 생성, 수집, 배포, 저장, 검색, 그리고 최종 처리가 적시에 적절히 수행되도록 하기 위해 필요한 프로세스를 포함하고 있다.
  • 상황에 맞게 의사 소통 유형을 선택하는 것이 좋으며 일반적으로 1:1로 대화하는 경우 비공식적 구두(Informal verba)가 좋으며, 변경 요청이나 리스크 보고 등에 프로젝트 업무에 대한 것은 공식적 문서(Formal written)이 맞다
  • 프로젝트에서 이해관계자를 관리하는 목적은 긍정적 이해관계자로부터 도움을 받고 부정적 이해 관계자의 부정적 영향을 낮추는 것이다.
  • 이해관계자를 범주별로 분류하여 각 이해관계자 특성에 맞는 전략을 수립하고 이해관계자를 관리하는 방법을 사용하면 도움이 된다. 영향력도 높고 관심도 많은 이해관계자를 집중적으로 관리해야 한다.
  • 이해관계자의 의사소통 요구사항을 분석하여 의사소통의 내용, 방법, 시기, 대상, 빈도 등을 결정 한 것을 문서화 한 것이 의사소통 관리 계획이다. 
  • 의사 소통의 채널 수는 n(n-1)/2 이다. n은 사람 수
  • 정보 배포(Distribute Information) 프로세스는 Executing process group에 속하며 프로젝트의 정보를 의사소통 관리계획에 따라 해당 이해당사자에게 배포하는 프로세스다.
  • 이해관계자 기대사항 관리(Manage Stakeholder Expectations) 프로세스는 프로젝트 관리자가 의사소통을 통해 여러 이해관계자를 관리한다는 개념이다.
  • 일반적으로 가장 효과적인 의사소통 방법은 직접 대면(Face-to-face)이다.
  • 성과 보고서를 만들기 위해서는 크게 기준에 대한 정보와 실적에 대한 정보, 성과에 대한 정보, 예측에 대한 정보가 투입물로 들어간다.
  • 의사소통의 기본 모델에는 대화, 회의, 이메일, 전화가 있다.

 

 

 

 

댓글0