PMP Pass 책 요약#12 - 12장 프로젝트 조달 관리(Project Procurement Management)

 

조달 관리 계획(Procurement management plan)에 포함되는 내용

조달 작업 기술서(Procurement statements of work)의 포함 내용 및 의미

계약방식(Contract type)의 종류와 특징 : FFP, FPIF, FPAF, FP-EPA, CPPC, CPFF, CPIF, CPAF, T&M

PTA(Point of total assumption)계산 공식

조달 문서의 의미 및 활용 : RFP, IFB, RFQ등

입찰자 회의(Bidder conference)의 의미와 목적

계약관리의 차이에 따른 장단점 - Centralized and decentralized contracting

Independent estimate의 의미

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조달관리 = 아웃소싱으로 계약방식에 따른 계산 문제 및 계약과 관련된 용어등이 중요하다. 조달관리를 위해 4개의 프로세스로 구서되어 있으며, 구매자와 판매자의 관계를 다루는데 주로 구매자의 입장에서 쓰였다. 

 

 

FFP(Firm Fixed Price Contracts) : 보너스 없이 구매 항목에 대한 원가(Cost)와 판매자의 이익(Fee)을 하나의 총 합으로 결정하는 계약방식이며 판매자에게 리스크가 가장 큰 계약이다.  FPIF(Fixed Price Incentive Fee) : 고정된 금액에다 정해진 목표를 초과할 경우 추가로 성과급(Incentive)을 지급하는 방식 FPAF(Fixed Price Award Fee) : 고정된 금액에 추가로 보상금을 지급하는 방식으로 FPIF와 유사하지만 보상금 한도가 정해져 있고, 성과에 따른 배분이 미리 정해져 있다. FP-EPA(Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts) : 계약 기간이 장기간일 경우 기간에 따른 원가의 상승 또는 하락에 따라 계약된 금액에 사전 정의된 조정을 허용하는 계약방식이다. CPPC(Cost Plus Percentage of Cost) : 판매자가 사용한 비용(cost)에 수고비를 비용의 정해진 비율만큼 주는 계약 방식으로 구매자에게 리스크가 크다. CPFF(Cost Plus Fixed Fee) : CPPC보다 구매자의 리스크를 낮추기 위해 수고비를 미리 정해진 고정된 금액으로 지급하는 방식 CPIF(Cost Plus Incentive Fee) : CPFF보다 구매자의 리스크를 줄이고 판매자와 구매자 상호 이익을 위해 성과급을 두고 남은 비용을 정해진 비율로 나누는것으로 구매자의 비율이 대체로 높다. CPAF(Cost Plus Award Fee) : 판매자에게 모든 합법적 비용(Actual cost)을 상환하지만, 수고비 대부분은 계약서에 명시된 일정한 수준의 성과 기준을 충족했을 때 지급한다. PTA(Point of Total Assumption) : PTA = (가격상한:Ceiling price - Target Price)/구매자의 Share rate + Target Cost Centralized contracting(회사의 구매를 통해 조달 수행) 경제적(More economical), 총괄적계약관리(Easier to control oveall contracting efforts), 계약업무의 전문화(Higher degree of contracting specialization), 통합주문가능(Orders can be consolidated across several projects) 의 장점이 있으며, 주문량 과다 시 병목현상(Contract office can be bottle neck if serveral projects have heavy needs), 프로젝트 특유의 요구에 대한 조치 미흡(Less attention to the special nedds of individual projects)와 같은 단점이 있다.   De-Centralized contracting(팀 자체적으로 조달 수행) 프로젝트 관리자의 통제권한 확대(Project manager has more control), 개별 프로젝트 요구사항 조치 가능(More familiar with the individual projects needs), 프로젝트 요구에 유연하게 대처 가능(More flexible and adaptable to the project needs)의 장점이 있으며, 중복업무수행(Duplication of contracting efforts across projects), 원가증가(Higher costs), 표준화된 계약 정책 적용 불가(No standard contracting policies) 와 같은 단점이 있다.

 

조달 계획 수립(Plan Procurements)

투입물	도구 및 기법	산출물
범위 기준선 요구 사항 문서 상호협력 합의 리스크 등록부 리스크 관련 계약 결정사항 활동 자원 요구사항 프로젝트 일정 활동 원가 산정치 원가 성과 기준선 기업 환경 요인 조직 프로세스 자산	제작-구매 분석 전문가 판단 계약 유형	조달 관리 계획 조달 작업 기술서 제작-굼 결정사항 조달 문서 공급자 선정 기준 변경 요청 -------------(투입 프로세스)---------- 12.2 조달 수행 4.2 프로젝트 관리 계획 개발 10.1 이해관계자 식별

계획에 따라 조달을 수행하기 위해서, 구매할 품목을 실행에서 구매하기 위해서, 판매자의 제안서를 평가하기 위해서 12.2 조달수행 프로세스가 투입된다. Subsidiary plan으로 프로젝트 관리계획으로 통합되기 때문에 4.2 프로젝트 관리 계획 개발 프로세스가 투입된다. 조달 관련 이해관계자를 이해관계자 등록부에 포함시키기 위해서 10.2 이해관계자 식별 프로세스가 투입된다. 

 

조달 관리 계획(Procurement management plan) 은 앞으로 조달을 어떻게 수행할지에 대해 모든 준비가 정리된 문서로 

-. 사용할 계약 유형

-. 판매자의 비용을 평가 할 경우 내부적으로 개별 산정을 담당할 담당자

-. 규격화된 조달문서

-. 여러 판매자들을 관리할 방침

-. 구매 및 획득에 영향을 줄 수 있는 가정 및 제약 사항들

-. 조달에 필요한 자원산정 및 일정 개발 프로세스와 연결

-. 계약 WBS를 개발 및 유지하는데 있어서 판매자에게 제공될 지시 사항 수립

-. 계약 SOW에 사용할 양식과 형식 결정

-. 사전 유자격 판매자 식별 이 주요한 내용이다.

 

공급자 선정 기준(Source selection criteria) 평가기준은 조달 계획 수립에서 미리 준비하는 것이며 그 평가 기준은 아래와 같다.

-. 요구사항에 대한 이해

-. 전체 또는 생애주기 원가

-. 기술적인 능력

-. 관리 접근 방법

-. 기술적 접근 방법

-. 재정적 능력

-. 생산 역량

-. 사업 규모 및 유형

-. 지적 재산권 및 소유권

 

조달 수행(Conduct Procurements)

투입물	도구 및 기법	산출물
프로젝트 관리 계획서 조달 문서 적격 판매자 목록 판매자 제안서 프로젝트 문서 제작-구매 결정사항 상호협력 합의 조직 프로세스 자산	입찰자 회의 제안서 평가 기법 독립 산정 전문가 판단 광고 인터넷 검색 조달 협상	선정된 판매자 조달 계약 수주 자원 달력 변경 요청 프로젝트 관리 계획 갱신 프로젝트 문서 갱신 -----(투입프로세스)----- 12.3 조달 관리 6.3 활동 자원 산정 6.4 활동 기간 산정 6.5 일정 개발 7.2 예산 산정 9.3 프로젝트 팀 개발 4.5 통합 변경 통제 수행

계약서 내용을 준수하는지 관리하기 위해 12.3 조달관리, 자원의 가용성은 자원 유형과 수량 산정에 영향을 주기 때문에 6.3 활동 자원 산정, 자원의 가용성은 기간에 영향을 주기 때문에 6.4 활동 기간 산정, 자원의 가용성을 고려하여 일정을 작성하기 위해서 6.5 일정 개발, 자원이 일하는 날에 비용이 집행되기 때문에 7.2 예산 산정, 팀 개발 시기를 결정하기 위해서 9.3 프로젝트 팀 개발, 공식적인 승인을 받기 위해서 4.5 통합 변경 통제 수행 프로세스가 투입된다.

 

조달 관리(Administer Procurements)

투입물	도구 및 기법	산출물
조달 문서 프로젝트 관리 계획 계약서 성과 보고서 승인된 변경 요청 작업 성과 정보	계약 변경 통제 시스템 조달 성과 검토 검사 및 감사 성과보고 지불 시스템 클레임 관리 기록 관리 시스템	조달 문서 조직 프로세스 자산 갱신 변경 요청 프로젝트 관리 계획 갱신 ----(투입프로세스)--- 4.5 통합 변경 통제 수행 12.4 조달 종료

판매자가 계약 내용을 제대로 준수했는지 판단하기 위해서 12.4 조달 종료, 공식적으로 승인 받기 위해서 4.5 통합 변경 통제 수행 프로세스가 투입된다.

 

조달 종료(Close Procurements)

투입물	도구 및 기법	산출물
프로젝트 관리 계획 조달 문서	조달 감사 협상 타결 기록 관리 시스템	종료된 조달 조직 프로세스 자산 갱신

조직 프로세스 자산 갱신(Organizational process assets updates) 계약 관계에서 생성된 여러 문서는 조직 프로세스 자산으로 축적해 놓고 향후 유사 프로젝트에서 재활용한다.

 

종료된 조달(Closed procurements) 구매자와 판매자간의 관계가 공식적으로 종료된다.

 

• 프로젝트 조달 관리의 핵심은 계약 관리다.
• 조달 계획 수립 프로세스는 조달 품목, 조달 방법, 조달 시기, 조달 수량을 결정한다.
• 조달 계획 수립 프로세스의 가장 핵심 투입물은 WBS(범위 기준선)이다.
• 계약 유형은 크게 고정금액 방식(FIxed-price), 원가상환 방식(Cost-rembursable), 시간 및 자재 방식(Time and material) 3가지로 구분된다.
• 고정 금액 계약 방식은 판매자(Seller)의 리스크가 높으며, 잘 정의된 범위를 가진 제품에 대해서만 가능한 계약이다. FFP, FPIF, FPAF, FP-EPA 총 4가지 방식을 주로 사용한다.
• 원가상환 계약 방식은 구매자(Buyer)의 리스크가 높으며, CPPC, CPFF, CPIF, CPAF 4가지 방법을 주로 사용한다.
• Cost Plus Incentive Fee(CPIF) 유형에서 전체 상환 금액은 실제 사용한 비용, 수고비, 인센티브 세가지를 더하는 방식이다.
• 판매자가 비용을 지출하다가 Ceiling price에 도달하는 시점을 PTA라 한다.
• 계약을 빨리 진행할 경우 여러 조항을 고려하지 않아도 되는 T&M 계약 방식을 사용한다.
• 조달 문서는 판매자로부터 제안서를 받기 위해 사용하는 문서다.
• 조달 수행은 프로젝트를 실행하면서 시기에 맞게 필요한 조달 품목에 대해 판매자에게 요청하는 프로세스다.
• 입찰자 회의는 구매자와 잠재적 판매자들이 만나는 자리이다.
• 판매자의 제안 가격을 평가하기 위해 구매자 스스로 산정한 금액을 독립 산정(치)(Independent estimate)라 한다.
• 구매를 진행할 때 프로젝트에 필요한 품목을 회사의 구매부를 통해 구매할 수 있고, 회사의 구매부를 통하지 않고 직접 조달을 수행할 수도 있다.(Centralized contracting vs. De-centralized contracting)
• JIT(Just in time)은 원재료에 대한 재고를 0으로 관리하자는 생산 전략이다. 

 

 

1~12장까지 PMP Pass 책 한 권의 정리가 드디어 끝났다. 정리를 하다보니, 초반에 잘못 이해한 부분이 있어 누락되거나 다르게 표현한 것들은 다시 재 정리해야 할 것 같다. 이 곳에 요약한 부분은 개인적인 학습용으로 정리한 것이다 보니 내가 보는 관점에 맞춰져 있다. 난 이번 정리를 통해 용어에 익숙해지려고 했으며, 프로세스가 어떻게 유기적으로 활용되는지를 살펴보고자 했다. 예전에도 프로젝트관리에 관련된 책을 읽다보면 투입,산출에 대한 흐름을 제대로 이해하지 못해서 제대로 된 요약본을 만들지 못했는데, 이번 PMP Pass를 통해 그 흐름에 대해서 이해하게 된 계기가 된 것 같다. 프로젝트 관리는 그 범위가 매우 넓고, 전문적인것 같다. 

 

착수(Initiating) - 기획(Planning) - 실행(Excuting) - 감시 및 통제(Monitoring and Controlling) - 종료(Closing) 5단계의 범위 즉 프로세스의 그룹과 그 그룹내에 각각 사용되는 총 42의 프로세스를 이해하는 것이 프로젝트 관리 전반에 필요한 지식 및 스킬이 된다. 

 

책에서는 좀 더 자세한 PMP 시험 응시에 대한 설명과, 각 장별 프로세스를 이해하기 위한 설명이 친절히 설명되어 있다. 굳이 시험을 보지 않더라도 PM 업무를 수행한다면, 참고서로 활용하면 좋을것 같다는 생각이 든다. 

 

 

 

<출처 : PMP Pass - 한동환 저>